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Gestion des notes de frais : 6 clés pour un traitement rapide

#NotesdeFrais

La gestion des notes de frais repose sur des pratiques claires et des outils modernes. En automatisant certaines étapes, en mettant en place des politiques de dépenses bien définies et en encourageant une soumission régulière des frais, les entreprises peuvent considérablement réduire le temps de traitement tout en améliorant la transparence

Dans cette FAQ, nous allons répondre aux questions les plus courantes concernant la gestion des notes de frais, afin d’optimiser leur traitement et d’en réduire les délais

1. Utiliser un logiciel de gestion des notes de frais

Un logiciel dédié, comme Expensify, Spendesk et MyPYLI permet d’automatiser la saisie, la soumission et la validation des notes de frais. Ces outils offrent souvent des fonctionnalités comme la numérisation des reçus et l’intégration avec d’autres systèmes RH, ce qui accélère considérablement le processus de traitement.

2. Encourager la soumission régulière des notes de frais

Former et encourager les employés à soumettre leurs notes de frais régulièrement, plutôt que d’attendre la fin du mois, permet de mieux étaler le traitement des demandes et d’éviter les accumulations. Cela réduit également le risque d’erreurs ou d’oubli de justificatifs.

3. Définir des politiques claires et des plafonds de dépenses

Mettre en place des règles claires concernant les types de dépenses autorisées et les montants maximaux évite les allers-retours inutiles entre l’employé et les responsables pour la validation. Des politiques bien définies facilitent la validation des frais et réduisent le temps de vérification.

4. Centraliser les validations

Regrouper les validations auprès d’une personne ou d’un département spécifique permet d’éviter la dispersion des responsabilités et de garantir un traitement plus rapide des demandes. Cela évite que les notes de frais ne soient oubliées ou bloquées par des intermédiaires multiples.

5. Dématérialiser les justificatifs

La numérisation des reçus et des factures permet d’accélérer le traitement. Les employés peuvent simplement photographier leurs justificatifs et les télécharger directement via une application mobile, évitant ainsi les pertes de documents physiques et réduisant le temps de traitement manuel.

6. Automatiser les contrôles et validations

Intégrer des processus automatisés pour les contrôles de conformité et la validation des dépenses aide à réduire considérablement les erreurs et les retards. Cela peut inclure la détection automatique des doublons, le contrôle des montants, et l’application des règles de l’entreprise sans intervention humaine. MyPYLI RH offre également la capacité de vérifier les notes de frais et de les valider facilement, ce qui simplifie encore davantage le processus et garantit une gestion fluide et rapide des frais professionnels.

Conclusion

Ces conseils permettent non seulement d’optimiser le temps de traitement des notes de frais, mais également de réduire les erreurs et d’améliorer la satisfaction des employés.

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